質問の仕方で評価が変わる!今すぐ使える質問文の作り方

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会社で質問の仕方が悪い、質問の意味がわからないって言われてしまった。仕事のできる人は質問がスマートだし的を得ているような気がする。私も質問をきちんとしたいからコツがあれば教えてほしい。

確かに有能な人は質問がうまいですよね。しかも話全体がわかりやすい。

話の組み立ての上手い人は、仕事の段取りも上手いので会社の評価もあがります。

しかし誰でも方法さえ知れば、上手な質問はできるのです。

そこで今回はできる人が自然とやっている質問文の作り方を、具体例を交えながらお伝えしようと思います。

質問の仕方は「目的」を入れること

箇条書きでもなんでも良いから何やったか日報をまとめておいて

先輩にこんな無茶ぶりをされたらあなたは何を質問しますか?

「WordとExcelどっちがいいですか?」
それとも
「どうやってまとめればいいですか?」でしょうか。

ですがこの2つの質問では

「どっちでも、何でもいいよ」としか答えようがありません。

なぜって?この質問からは目的がみえてこないからです。

「あなたがどんな日報を作りたいのか」これが質問の目的です。

箇条書きならメモ帳で十分ですし、表やグラフにしたいならExcelです。

文章としてまとめるならばword、見た目にこだわるならテンプレートを使うことだってできるのです。

「WordとExcelどちらがいいですか?」これに目的を追加するとこうなります。

「作業時間をグラフにしたいのですが、WordとExcelどちらがいいですか?」

この質問ならば

「グラフだったらExcelがいいね」

とすぐに答えがもらえるでしょう。

明確な目的がない質問に、明確な答えがでることはありません。

今の職場で質問に対してきちんと答えがもらえないならば、まずは自分の質問に明確な目的が入るように変えましょう

質問の仕方「目的」に「詳細」を加えてみよう

もし先輩が最初から

「目的はなに?日報で何をしようと考えているの?」

と聞いてくれたらそれはとてもラッキーです。

先輩だって、キツイ、怖い。と後輩に嫌われたくないので、わかっていても黙っていたりするものです。

そんな先輩が答えやすいように、質問にさらに詳細を加えてみます。

「1日の流れは文章で書いて、作業時間をグラフにしたいのですが、WordとExcelどちらがいいですか?」

今度の答えは

「文章はWordで書いて、そこにExcelのグラフを貼り付ければいい」

詳細を加えたことで、両方使うという新しい答えが生れました。

質問に対して回答が一言で終わる。そう感じているならば、自分の質問に詳細を少し加えてみてね

質問の仕方次第で回答の幅が膨んでいき、新しい答えがでやすくなります。

質問の仕方「具体的な言葉」を使う

具体的な質問ができないと相手をイラつかせることもありますが、反対にこれができると評価はぐんと上がります。

名前とフリガナを入力したいのですが、カタカナの変換ができません。
この時の質問ですが「ここの入力ができないんです」といわれたら?
「ここって、どこよ?」ですよね。
さらにこの後「えっと、今この文字を入力してて・・・」と続いたら、正直迷惑です。

それを簡潔に言い換えるとこうなります。
「宮永」のフリガナを入力したいのですが、カタカナにうまく変換できません
「それなら、選択して【F7】ね」

職場に馴染めないあなたが【今すぐやるべき】11のことからの引用です

「今この目的があって、これをしているけれどうまくいかない。そのためにはどうしたらいいでしょうか」

といった具体的な質問が理想です。

先ほどの日報ならば

「作業時間を棒グラフにしてみたのですが、なんだか分かりづらいんです。もっと伝わりやすいようにするにはどうしたらいいと思いますか」

これなら目的のために努力しているのも伝わりますし、回答もしやすいです。

「そこは棒グラフよりも円グラフに変えてみたらどうかな、あと色のパターンもいくつか試してみたら?」

と具体的な回答が得られるでしょう。

具体的とは「これ、それ、あれ」といった指示語を使わないこともポイントです。

「この資料、ここに置きますね」ではなく「会議の資料、机の上に置きますね」と伝えるだけでコイツできる。とおもわせることができるよ

「質問・相談・確認」の違いを知ろう

「ちょっと聞きたいことがあるのですが」

「質問なんですけどいいですか」

よく使うことばですが、これにも目的がありません。

「どうすればできますか」の目的は質問
「報告書明日でも平気ですか」の目的は相談
「結局、Aが採用ですよね」の目的は確認

質問は自分にはわからないこと
相談は自分はこう思うがあなたは?
確認は決まっていることに対して使います。

いい質問とは相手に考える時間も与えるのです。

「質問ですが、どうやればできますか」
「相談ですが、報告書は明日でも平気ですか」
「確認ですが、Aが採用ですよね」

先に自分の目的を口にすることで、相手は何を求められているのか瞬時に理解するでしょう。

そのため

「ちょっと聞きたいことがあるのですが、Aが採用ですよね」

「質問なんですけど、報告書は明日でも平気ですか」

はダメではないですがあまり賢いとはいえません。

会話のわかりやすい人は、それだけで仕事ができるようにみえますし実際そうなのです。

普段あまり意識しないことですが、3つの違いを意識して質問上手になってくださいね。

今回のまとめ

質問の作り方

①「WordとExcelどっちがいいですか?」

目的を加えて

②「作業時間をグラフにしたいのですが、WordとExcelどちらがいいですか?」

詳細を加えて

③「1日の流れは文章で書いて、作業時間をグラフにしたいのですが、WordとExcelどちらがいいですか?」

話しかける前に「質問・相談・確認」のいづれかを加えます

④「今質問よろしいですか。1日の流れは文章で書いて、作業時間をグラフにしたいのですが、WordとExcelどちらがいいですか?」

言い回しが不自然になりましたが、これができれば評価は一気に高くなるはずです。

ちょっとめんどくさいですが、今度質問するときは少しだけ意識してみてくださいね。

 

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